PRO.US.BA01 - Prosedur Pengurusan Kaunter;



I.        TUJUAN

Menerangkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan oleh Petugas Kaunter setiap hari agar proses kerja berjalan dengan betul dan sistematik.

II.       SKOP

Prosedur ini hanya digunakan oleh Petugas Kaunter terhadap wang yang diterima,peralatan dan perkakasan, keselamatan kaunter serta maklumat di dalam sistem komputer.

III.     PERINCIAN PROSEDUR

Sila lihat carta aliran dan perincian prosedur di bawah.

IV.     CARTA ALIR

not available

V.     PERINCIAN TUGASAN

1.1.       Pastikan ruang kaunter sentiasa berada dalam keadaan bersih, teratur dan kemas.

1.2.       Petugas kaunter hendaklah memastikan:

1.2.1.     Komputer berfungsi dengan baik dan boleh digunakan.

1.2.2.     Tarikh dan masa dalam sistem komputer adalah tepat.

1.2.3.     Alat penimbang  dalam  keadaan baik dan boleh digunakan.

1.2.4.     Alat penimbang telah dikalibrasi dalam  tempoh sahlaku digunakan.

1.2.5.     Peralatan, borang-borang dan dokumen  tersedia dan mencukupi di kaunter.

1.2.5.1. Peralatan

·         Alat tulis

·         Pita ukur

·         Pita pelekat / gam

·         Gunting

·         Flyer

·         Poket plastik

·         Pos pack

·         Lain-lain peralatan yang diperlukan

1.2.5.2. Borang-borang dan dokumen

·         Borang kiriman domestik 

          Borang kiriman luar negara 

·         Pelekat  Fragile

          Pelekat Blood

·         Pelekat Volumetrik

·         Borang Pengeposan Poslaju Berkontrak PL9

·         Jadual Kadar Baru EMS/DHL/FEDEX/UPS Antarabangsa

·         Senarai Semakan Motosikal

·         Konsol Tag

1.3.     Petugas di kaunter hendaklah mendapatkan wang pendahuluan daripada Ketua sebelum  memulakan urusniaga di kaunter

1.4.     Petugas kaunter yang sedang bertugas di kaunter tidak dibenarkan meninggalkan kaunter tanpa kebenaran Ketua / Penyelia. Sekiranya petugas pengganti akan mengambil tempatnya, beliau hendaklah menunggu sehingga petugas pengganti telah bersedia di kaunter untuk mengambil alih.

1.5.     Petugas kaunter mestilah mengunci lacinya setiap kali meninggalkan kaunter tempat bertugas  walaupun untuk sekejap sahaja.

1.6.     Petugas kaunter hendaklah berkebolehan memberi penerangan kepada pertanyaan dan sedia memberi bantuan apabila diperlukan oleh pelanggan.

1.7.     Petugas kaunter yang memberi maklumat yang salah kepada pelanggan sehingga menyebabkan kerugian kepada syarikat dan / atau pelanggan dikehendaki menganti kerugian tersebut.

1.8.     Petugas kaunter hendaklah menetapkan kadar bayaran untuk perkhidmatan UniStorage mengikut had berat dan tempat tuju ditetapkan. 

1.9.    Bagi pengeposan barang-barang yang isi kandungannya ringan tetapi item bersaiz besar (bulky), sekiranya salah satu bahagian lebar atau panjang atau tinggi melebihi 30cm, berat pengukuran volumetrik hendaklah diperolehi dan penentuan kadar bayaran perkhidmatan UniStorage adalah berdasarkan kepada berat yang lebih tinggi samaada berat pengukuran volumetrik atau berat fizikal item.     

1.10.    Petugas kaunter hendaklah merujuk kepada Ketua sekiranya berlaku permasaalahan yang tidak dapat diselesaikan samaada melibatkan pelanggan atau tugas harian.

1.11.    Kekurangan dan kelebihan wang tunai dalam tangan hendaklah dilaporkan kepada Ketua pada hari yang sama ianya dikesan. Satu salinan laporan hendaklah dikepilkan bersama-sama kira-kira wang tunai harian.

1.12.    Kekurangan di kaunter tidak melebihi RM 50.00 mestilah diganti sepenuhnya oleh petugas berkenaan tidak lewat 3 bulan dari tarikh  kekurangan dikesan dan dimasuk kira dalam kira-kira wang tunai hari berkenaan.

 1.13.   Petugas kaunter mestilah bersedia memberi penerangan kepada pelanggan mengenai semua perkhidmatan dan standard perkhidmatan yang ditawarkan.

1.14.  Ketua dan petugas kaunter hendaklah memastikan kadar bayaran perkhidmatan UniStorage yang dikenakan terhadap pelanggan bagi setiap item yang diposkan adalah mencukupi untuk mengelak kehilangan hasil syarikat.

1.15.   Penyerahan dokumen dan / atau buku resit keselamatan hendaklah dibuat dari tangan ke tangan selepas butir-butirnya disemak dan didapati betul.

1.16.    Salinan pengirim borang kiriman yang telah dicetak beratnya, hendaklah diserahkan kepada pengirim sebagai pengesahan pengeposan. Sekiranya berlaku cetakan gagal, sistem tidak berfungsi atau kuasa elektrik terganggu, turunkan tekapan cap syarikat di atas borang kiriman sebagai pengesahan pengeposan.

1.17.    Item UniStorage yang diterima dari pelanggan hendaklah diletakkan di tempat yang selamat, terkawal  dan diletakkan secara berasingan di antara petugas kaunter.

1.18.   Item UniStorage yang diterima di kaunter hendaklah dibuat proses penyerahan mengikut Prosedur Penyerahan dan Penerimaan Item UniStorage. 

1.19.    Petugas kaunter yang mengendalikan komputer untuk urusan perkhidmatan kaunter adalah bertanggungjawab terhadap keselamatan “ID” Operator dan Kod Rahsia yang diperuntukan 1.1  kepadanya.

1.20    Petugas kaunter adalah dilarang menggunakan “ID” Operator petugas lain dalam menjalankan tugas.

1.21.    Petugas kaunter dikehendaki mengesahkan penerimaan “ID” Operator daripada Ketua dan menandatangani sebagai akaun terima di Buku Kawalan ID.

1.22.       Petugas kaunter hendaklah memastikan bahawa komputernya di “Sign Off”  setiap kali meninggalkan kaunter.

1.23.       Petugas kaunter mestilah menukarkan kod rahsia yang diperuntukkan kepadanya. Petugas kaunter adalah digalakkan untuk menukarkan kod rahsia seterusnya.

1.24.       Petugas kaunter hendaklah sentiasa merahsiakan kod rahsianya.

1.25.       Pekerja yang tidak berurusan rasmi tidak dibenarkan berada di kaunter selain petugas kaunter yang sedang menjalankan tugas sahaja.

1.26.       Petugas kaunter dilarang untuk menggunakan telefon bimbit semasa berurusan dengan pelanggan di kaunter.

1.27.       Petugas kaunter dilarang makan dan minum semasa berurusan dengan pelanggan di kaunter.Petugas kaunter hendaklah mengamalkan sikap mesra pelanggan apabila berurusan dengan pelanggan.


There are no products to list in this category.