PRO.US.BA01 - Tugas-Tugas Kewangan
- Bertanggungjawab kesemua aktiviti kewangan di premis;
- Bertanggungjawab Penyediaan Remitance dan Kira-Kira Wang Tunai (KKWT) di Penghujung Hari;
- Bertanggungjawab Penyediaan Pembayaran Invoice dan Kemaskini Maklumat;
- Sila pastikan tiada invoice daripada mana-mana pihak kurier atau ejen yang diterima melainkan invoice pembayaran daripada Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat UniStorage yang dihantar melalui emel atau estatement setiap minggu pertama awal bulan;
- Pengesahan penerimaan invoice pembayaran perlu dilakukan oleh Petugas Kewangan dengan mengemaskini Status Order kepada ‘Payment Process’ dalam System Administration;
- Sila buat semakan maklumat Sales Order Id dalam System Administration dengan Invoice Pembeyaran yang diterima dan ia perlu dilakukan selewat-lewatnya sebelum 7hb setiap bulan sebelum pembayaran dilakukan. Semua maklumat yang disemak perlu benar seperti :-
- Tarikh & No Inoice;
- Tarikh Pengeposan;
- No. Konsaignment;
- Jenis Produk/Perkhidmatan;
- Berat;
- Kuantiti;
- Harga;
- Surcharge, dan
- Jumlah.
- Sekiranya Petugas Kewangan mendapati terdapat kesilapan di mana-mana kategori di antara maklumat invoice pembayaran dengan Sales Order Id, sila lakukan tindakan seperti, berikut:
- Melaporkan Kesilapan Invoice (Credit Note) kepada Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat UniStorage dengan kadar segera, agar Invoice Pembayaran terbaru dapat dikeluarkan selewat-lewatnya setiap 7 hari selepas menerima invoice bulan;
- Sila pastikan Petugas Kewangan mengemaskini Status Order kepada ‘Account Investigation’.
- Pembayaran perlu dilakukan selewat-lewatnya sebelum 15hb setiap bulan.
- Resit Pembayaran dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan Ibu Pejabat kepada Petugas Kewangan untuk dikemaskini maklumat resit pembyaran di Status Order kepada ‘Paid’.
- Sila rekod resit pembayaran dalam simpanan pejabat.
- Petugas Kewangan juga merangkumi dengan memastikan kesemua aset atau penggunaan pengoperasian tidak terjejas dengan pemantauan berkala, seperti;
- Tarikh dan masa dalam sistem komputer adalah tepat;
- Alat penimbang telah dikalibrasi dalam tempoh sahlaku digunakan, dan
- Memastikan
rekod rekod yang berkaitan UniStorage diselenggara dengan kemas, teratur dan
selamat.