I. TUJUAN

Menerangkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan oleh Petugas di Kaunter pada penerimaan invoice daripada IbuPejabat UniStorage dengan betul dan sistematik.

II. SKOP

Prosedur ini hanya digunakan oleh Penyelia atau Pengurus terhadap wang dan cek yang diterima dari kerani kaunter “On Demand“ dan pembayaran di hantar untuk dikemaskini di dalam sistem komputer.

III.    DEFINASI  

Invoice - Bil bayaran bulanan dari Ibu Pejabat UniStorage 

Payment Process – Status Order ID yang digunapakai untuk pengesahan penerimaan bil bulanan mengikut syarikat, produk atau perkhidmatan yang diproses.

Akaun Investigation – mana-mana item yang perlu disiasat oleh pihak kewangan disebabkan masalah tiada rekod dalam sistem, salah pilih produk, salah akaun, berat tidak sama.

Payment Paid – merupakan proses kemaskini status order selepas Payment Proses yang digunapakai oleh petugas kewangan di stesen-stesen UniStorage selepas pembayaran dilakunan mengikut bil pembayaran bulanan

Unlisted – Item-iem yang tiada di bilkan di dalam bil pembayaran bulanan

Complete – Status ini digunapakai setelah menerima salinan resit pembayaran daripada Ibu Pejabat UniStorage               

IV.    RUJUKAN

        -     Tiada                     

V.   PERINCIAN PROSEDUR  

Sila lihat carta aliran dan perincian prosedur di sebelah.

VI.   CARTA ALIR

V.   PERINCIAN KERJA

1.        Sebelum menyemak penerimaan kaunter bulanan, petugas menggunakan sistem EM / Dashboard dan membuat carian melalui Laporan Sales Orders untuk mengesahkan jumlah transaksi bulanan mengikut;

• Date Start – Tarikh awal Jualan pada bulan tersebut;

• Date End -  Tarikh awal Jualan pada bulan tersebut;

• Group by – Mengikut hari;

• Order Status – All Status;

• Klik butang Filter.

Paparan akan menunjukan kesemua carian transaksi mengikut semua harian . 

2.     Terima invoice pembayaran dan kemaskini status dalam sistem.

1. Sahkan invoice pembayaran yang diterima bagi bulan bersama-sama dengan Sales Order di sistem EM atau Dashboard:-

a. No. Order ID 

b. Tarikh dimasukkan dalam sistem

2. Buat Semak Imbangan Invoice dengan Sistem melalui:-

a. Jenis Produk;

b. Weight;

c. Harga.

3. Kemaskini maklumat di Order Status dan masukkan maklumat diruang Comments. Pilihan Order Status seperti dibawah:-

a. 3th Party Payment Processing;

b. Akaun Investigation;

c. Payment Proses;

d. Unlisted;

4.    Setelah pengesahan dilakukan dengan mengemaskini, sila serahkan kepada pihak pembayaran. Kebiasaanya pembayaran perlu dilakukan 7 hari bekerja selepas mengemaskini maklumat bil pembayaran seperti Perkara 2.3. Pembayaran perlu dilakukan melalui cek atau Pindaan Bank:-

a. Melalui Cek atas nama Uni Storage No. Akaun 8602365400 BANK CIMB;

b. Melalui Pindahan Bank atas akaun Uni Storage No. Akaun 8602365400 BANK CIMB;

5.    Sekiranya pembayaran sudah dilakukan melaui PINDAAN BANK, sila berikan maklumat SLIP PEMBAYARAN (REMITANCE) ke kewangan@unistorage.com.my untuk makluman Ibu Pejabat dan mengemaskini maklumat di Order Status seperti Payment Paid dan masukan maklumat pembayaran seperti tarikh dan no.cek atau no transaksi pindahan di ruang Comments.

6. Pihak Ibu Pejabat UniStorage akan mengeluarkan resit pembayaran selewat-lewatnya 7 hari bekerja kepada pihak terlibat. Setelah menerima resit pembayaran. Sila kemaskini maklumat di Order Status seperti Complete dan masukan maklumat pembayaran seperti tarikh dan no.resit di ruang Comments.