I.          TUJUAN

Menerangkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan oleh Petugas di Kaunter pada Penerimaan Karung, Mel dan Kurier daripada syarikat penghantar dengan betul dan sistematik.

II.        SKOP

Prosedur ini hanya digunakan oleh Petugas Kaunter terhadap karung, mel atau kurier yang diterima dari mana-mana syarikat penghantar untuk dikemaskini di dalam sistem komputer.

III.    DEFINASI  

Konsaini Number – Barcode yang tertera di atas item 

IV.         PERINCIAN PROSEDUR  

1.                     Petugas yang menerima Karung hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:

a.     Memastikan Karung yang diterima berada dalam keadaan baik

b.    Memastikan tali dan seal berada dalam keadaan baik

2.                     Letakkan bag berdekatan tempat sort.

3.                     Tuangkan isi karung dan pastikan semua isi di keluarkan.

4.                     Terbalikkan bag untuk memastikan tiada item tertinggal.

5.                     Susun item pada kedudukan mudah dibaca oleh scanner.

6.       Laksanakan proses penerimaan item dan karung dengan menggunakan Event Masuk Stesyen (SIP) seperti berikut :

a.     Laksana imbasan setiap individu Item Loose yang diterima

b.    Laksana imbasan setiap item dokumen yang telah dikeluarkan dari dalam karung

c.     Karung-karung hendaklah  diterbalikkan bagi memastikan tiada item yang tertinggal didalamnya

7.         Scanner akan mengimbas item dan di iseh ke primary sort.

8.                     Primary Sort mengikut zone/ kawasan/Jenis/Tarikh.

9.         Asingkan item-item yang telah di imbas Masuk Stesyen (SIP) kepada :

1. Surat Biasa/Berdaftar
2. Dokumen/Bungkusan
3. Basikal/Motorsikal
4. Hadiah/Flowers
5. Barang Berharga
6. Barang Besar (Odd Item)

10.       Asingkan semua item di bakul yang berlainan atau lokasi yang berlainan

11.       Jika berlaku kepincangan dalam penerimaan karung seperti karung koyak atau seolah-olah   karung diceroboh atau item rosak tindakan berikut hendaklah diambil tindakan :

a.     Memaklumkan kepada Pengurus/Syarikat Penghantar

b.    Item yang diceroboh dan rosak hendaklah ditekapkan dengan tekapan cop getah alasan dan tandakan atau catatkan alasan yang berkaitan

c.   Tali, seal, karung dan item yang dicoroboh dan rosak hendaklah dikumpulkan dan diserahkan kepada Pengurus/Syarikat Penghantar untuk rujukan