PRO.US.BA.S4.03 - Prosedur Tuntutan Pelanggan
I. TUJUAN
Menerangkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan oleh Penyelia mengenai Tuntutan Pembayaran oleh pelanggan.
II. SKOP
Prosedur ini hanya digunakan oleh Penyelia atau Pengurus terhadap tuntutan pembayaran yang diterima dari pelanggan disebabkan oleh beberapa sebab tertentu dan proses pembayaran di lakukan kepada pelanggan.
III. DEFINASI
Borang Aduan - adalah borang yang perlu di isi oleh pengadu mengenai kehilangan, koyak, dirasai dicerobohi, pecah dan lain -lain item
Borang VN – adalah borang yang digunapakai untuk membuat tuntutan atas sebab aduan yang diberikan.
IV. RUJUKAN
- Tiada
V. CARTA ALIR
VI. PERINCIAN KERJA
1. Penyelia atau Pengurus perlu memastikan Borang VN yang diterima perlu dilengkapi dengan beberapa dokumen sokongan yang lain seperti di bawah;
• Borang Aduan;
• Lampiran Borang Aduan (etc. Gambar, Salinan Masuk Stesen atau DRS daripada pengantar atau kurier);
• Laporan Polis atau Pihak Berkuasa (Jika perlu);
• Salinan Resit Pembelian atau mana-mana dokumen yang disahkan sebagai cagaran atau jaminan pembayaran atau kerugian;
• Lain-lain dokumen yang dirasakan sebagai sokongan untuk tuntutan.
2. Penyelia atau Pengurus UniStorage perlu mengantar Borang VN dan Borang Aduan bersama-sama mana-mana dokumen sokongan yang disahkan kebenaranya kepada Bahagian Khidmat Pelanggan Ibu Pejabat uniStorage, Universiti Sains Malaysia, 11800 Pulau Pinang atau emel kepada unicare@unistorage.com.my untuk perhatian Harrison Hassan untuk diproses bersama - sama Pegawai Penyiasat dalaman ataupun luaran.
1. Tidak Lulus - terdapat keraguan tuntutan, kekurangan dokumen, tiada pengesahan pejabat dan lain -lain perkara yang dirasai tidak layak memohon.
2. Lulus - dokumen yang lengkap atau yang disahkan kesahihan atau lengkap akan dihantar ke Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat
3. Bahagian Khidmat Pelanggan akan menghantar semua dokumen yang lengkap dan yang diluluskan kepada Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat untuk tujuan pemprosesan pembayaran. Pembayaran akan menghubungi pengadu atau pelanggan bagi proses pembayaran terus ke akaun pengadu atau pelanggan.
Nota: Pembayaran akan dilakukan berdasarkan resit pembelian pelanggan mengikut harga asal sahaja. Kos pembayaran akan ditanggung oleh Pegawai Masuk Stesen yang menerima item mengikut DRS dan Pegawai yang bertugas semasa waktu yang berkenaan sebanyak 50% daripada harga asal tuntutan.