PRO.US.BA.S4.02 - Prosedur Aduan/Cadangan Pelanggan
I. TUJUAN
Menerangkan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan oleh Petugas mengenai Aduan/Cadangan oleh pelanggan.
II. SKOP
Prosedur ini hanya digunakan oleh Petugas Kaunter, Penyelia atau Pengurus terhadap aduan atau cadangan yang diterima dari pelanggan dan proses yang perlu di lakukan oleh Penyelia atau Pengurus kepada pelanggan.
III. DEFINASI
Borang Aduan - adalah borang yang perlu di isi oleh pengadu mengenai kehilangan, koyak, dirasai dicerobohi, pecah dan lain -lain item
Borang VN – adalah borang yang digunapakai untuk membuat tuntutan atas sebab aduan yang diberikan.
IV. RUJUKAN
- Tiada
V. CARTA ALIR
VI. PERINCIAN KERJA
1. Pengadu atau Pencadang perlu mengisi Borang Aduan/Cadangan berserta dokumen sokongan seperti gambar, dan lain-lain yang bersesuaian dan hantar kepada Penyelia atau Pengurus yang berkaitan. Penyelia atau Pengurus perlu memastikan Borang Aduan yang diterima perlu dilengkapi dengan beberapa dokumen sokongan yang lain seperti di bawah;
• Borang Aduan;
• Lampiran Borang Aduan (etc. Gambar, Salinan Masuk Stesen atau DRS daripada pengantar atau kurier, Slip salinanTracking Number);
• Laporan Polis atau Pihak Berkuasa (Jika perlu);
• Lain-lain dokumen yang dirasakan sebagai sokongan untuk tuntutan.
2. Penyelia atau Pengurus perlu memproses Borang Aduan tersebut selama 7hari tempoh sehingga selesai. Sekiranya, tidak selesai,
1. Penyelia atau Pengurus perlu membuat Laporan Polis bersama-sama dengan Pengadu/ Pencadang
2. Penyelia atau Pengurus boleh mengantar salinan Borang Aduan atau Cadangan yang disahkan ke Pegawai Penyiasat Ibu Pejabat UniStorage, Universiti Sains Malaysia, 11800 Pulau Pinang atau emel kepada unicare@unistorage.com.my untuk perhatian Harrison Hassan untuk diproses bersama - sama Pegawai Penyiasat dalaman ataupun luaran.
3. Hasil laporan siasatan yang lengkap akan diberikan kepada Bahagian Khidmat Pelanggan, Ibu Pejabat untuk tujuan pemprosesan lanjutan siasatan.
1. Penyediaan VN atau Cadangan ke pihak atasan ataupun pembayaran kepada pengadu atau pelanggan
2. Proses ke Mahkamah Seksyen, atau Persekutuan atau mana-mana mahkamah di Malaysia bagi tujuan penyelesaian, Petugas atau Penyelia atau Pengurus akan di sapina sebagai wakil syarikat.